■名刺管理アプリをご存知でしょうか

　オンライン会議が増え、対面のコミュニケーションが減り、名刺を交換する機会が減っていると感じている方も多いことと思います。

　

　こんな時代だからこそ、名刺管理をデジタル化して顧客情報を適切に管理し、ビジネスに活用しませんか？

 

　名刺管理は、これまでは整理BOXやブックタイプのフォルダといった「アナログ保管」が主流でしたが、デジタル化の波は名刺管理にも押し寄せています。名刺管理アプリを利用すると、名刺を「デジタル保管」することができます。スキャナやスマホで撮影すると名刺情報がデータ化され、いつでも必要な情報を確認することができるようになります。

 

■「名刺の置き場に困っている。」というご相談。さらに・・

　ご相談がありました。コロナ禍で従業員の在宅勤務も定着してきたので、オフィスでの席を固定せず、フリーアドレスにしたそうです。すると社員が個々に抽斗などで管理していた多量の名刺を保管する場所がなくなってしまって、なんとかしたいとのこと。

 

　さらにお話を伺うと、置き場だけでなく、営業活動に絡む課題も大きいことがわかりました。

 

　コロナ禍で対面での営業活動は減りました。営業担当者が客先を定期的に訪問し、顧客の注文を受けて商品を納品する「御用聞き営業」も減っています。ならばとオンライン会議を設営するも、テーマを事前に準備していないとそもそも時間を確保していただくことが難しくなり、限られた時間の中でしっかりとした資料や顧客に刺さる提案を準備することが必要となりました。なんとなく訪問する、という文化は一気に減ってしまいました。

 

　刺さる提案を準備するためには顧客の潜在的なニーズを把握する必要がありますので、顧客の情報収集がまず第一歩です。

 

　ところが今回ご相談をいただいたお客様は、「欲しい顧客のデータをすぐに取り出せない」また「社内の誰に相談すればよいかもわからない」という状態でした。第一歩からうまく踏み出せない状態で、まずは散在している顧客情報の一元管理が必要でした。営業活動に時間を費やすためにも、作業効率の向上が欠かせません。

 

　そこで今回は、名刺管理アプリをご提案させていただきました。これまで個人で管理していた名刺情報を、会社全体として管理することで社内の人脈が可視化され、アプローチしたい企業や人がいるとき、名刺情報を検索し、つながりの有無を確認できます。また、役員の人脈からキーマンを紹介してもらうことも可能です。今後存分にご活用いただき、営業活動の強化・効率化へ繋がることが期待されます。

 

■名刺管理アプリを選ぶ際のポイント

　名刺管理アプリは会計システムなどと同様、様々な種類があって迷われることもあるかと思います。以下３点のポイントを意識してみてください。

 

①名刺情報を登録するための基本的な機能が十分かどうか

 

「名刺を読み取ってデータ化する」という機能は、名刺管理アプリには当然に実装されていますが、その精度や機能が「十分かどうか」は案外見落としがちなポイントです。

 

・読み取りデバイス

　名刺情報は、スキャナやスマホのカメラで撮影した画像をテキスト化します。スキャナを使う場合には、複合機のスキャナで対応できるものと、専用のスキャナが必要なものがあります。また、外出先で即座に登録したい場合には、スマホ対応が必要となります。

 

・読み取り精度

　画像データのテキスト化にはOCR機能が用いられていますが、アプリによって精度が異なります。AIによる学習機能が搭載されているサービスや、より精度を高めるためオペレータが補正するサービスなどがあります。

 

・名寄せ

　名刺を登録する際に、同じ人の名刺がすでに登録されていないか確認し、同じ人の名刺は一括管理できます。役職や所属部署に変更があった場合は情報が更新され、過去の役職はその人の経歴としてまとめられます。

 

 

②その他必要な機能が搭載されているかどうか

 

　名刺管理アプリには、名刺管理機能だけでなく、一元管理された名刺データを営業支援ツールとして活用できるサービスもあります。海外の方との名刺交換が多い場合には、該当の言語が対応しているかどうかも重要なポイントです。利用目的に合わせて、機能を比較して選ぶことが大切です。

 

・社内共有（人脈管理）

　自分が取得した名刺だけでなく、同僚や上司など、部門を超えた社内全ての名刺を検索できます。誰と誰がつながっているのかが可視化され、組織として全社員の人脈を活用できます。

 

・タグ付

　名刺データにタグを付け、グループ分けができます。タグを使用して名刺データを簡単に検索できるほか、タグが付いた名刺データの連絡先にメールを一括配信することも可能です。

 

・データ連携

　SFAやCRMなど他システムとのデータ連携できるものもあります。すでにそのようなシステムを導入している場合には、より利便性が高まります。

 

・商談管理

　面会や電話、メールなど、顧客との接触履歴を人物にひも付けて管理できます。誰が、いつ、どのような用件でその顧客に接触しているかが記録され、過去の商談を振り返って戦略を立てることができます。

 

・メルマガ配信

　正確にデータ化された顧客情報を活用して、メールを一括配信できます。担当者を差出人とした個別メールの体裁で複数の相手に送ることも可能で、メールの開封率などの計測もできます。

 

 

③費用

 

　名刺管理アプリは、利用できるアカウント数や登録できる名刺の枚数、オペレータによる補正の枚数等より、金額が異なります。また、必要な機能がオプションの場合には、別途料金が必要です。自社で必要な機能や予算に合わせて、名刺管理に特化したサービスを選ぶか、営業支援ツールとしても利用できるようなサービスを選ぶか、検討する必要があります。

 

 

■EightTeam

　今までご紹介したように、名刺管理アプリには様々な機能があります。必要な機能を検討したら、無料トライアルなどを活用して実際にアプリを試用してみましょう。 初めて名刺管理アプリを使う場合は、名刺管理に特化したシンプルなサービスがおすすめです。紙で保管していた名刺をデータ化する習慣に変えることで、今後必要な機能も明確になってきます。

　

　sansan株式会社が提供するEightTeamは、「社内で名刺管理を簡単に始められる」のが特徴のアプリです。基本的な名刺管理機能に加え、チームメンバーと名刺情報を共有でき、チームで交換した名刺（＝人脈）を検索・閲覧可能です。さらに営業支援ツールとしても利用したいという場合には、上位サービスの「sansan」へ名刺データをそのまま引き継ぐことが可能です。

 

■システム選定をコンサルします。

　名刺管理アプリをはじめとして、システム選定には要素が多く、ご担当される方も苦労されることと思います。「どんなシステムがよいかわからない」「選択肢は絞ったのだが、決定になかなか至らない」「検討にあたり見落としがないかレビューしてほしい」「セキュリティ的見地からのリスクも気になる」といった、あらゆるお悩みにコンサルトします。お気軽にご相談ください。