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総務人事業務の効率化~給与明細書の配布時間を0分に!~

「毎月、給与明細書を紙に印刷し、手で封入・配布を行っている」「リモートワークの従業員の自宅宛てに明細書を郵送しなければならなくなった」「従業員から明細書を紛失したと連絡がある度に、明細書の再発行を行っている」など、給与明細の配布業務に課題を感じているご担当者様はいらっしゃいますか?

 

上記のようなお悩みをお持ちのご担当者様は、ぜひ一度給与明細の電子化をご検討ください。

 

■給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、従業員への給与・賞与の支払明細や、源泉徴収票を電子化し、Webやメールで交付することです。給与明細を電子化すると、総務人事担当者はもちろん、従業員の方にも多くのメリットがあります。

 

 

■担当者のメリット

①コストの削減

給与明細を印刷・配布するための専用用紙代・印刷代・郵送代のほか、手作業で行う封入・封かん・配布作業の時間を大幅に削減することができます。

 

②配布ミスの減少

「封筒と明細書の宛名が違う」「別の従業員の明細書を手渡してしまった」「郵送した明細書が届かない」などの配布ミスを防ぐことができます。

 

③従業員からの問い合わせの減少

従業員自身が明細書のダウンロードを行えるようになることで、担当者への「明細書を再発行してほしい」といった問い合わせ対応が不要になります。

 

 

■従業員のメリット

①データ管理の簡便化、紛失リスクの減少

紙媒体の明細書の場合、配布された後の明細書の管理は従業員本人に委ねられます。明細書を管理するスペースの確保や、受け取った本人による明細書の紛失や個人情報の流出のリスクがなくなります。

 

②閲覧、検索の利便性の向上

従業員は、PCやスマートフォンを利用して、時間や場所を問わず明細書を閲覧することができるようになります。また、過去の給与明細書の検索も簡単に行え、利便性が向上します。

 

 

■OBCの奉行Edge給与明細電子化クラウド

OBCの奉行Edge給与明細電子化クラウドでは、給与ソフト「給与奉行クラウド」「給与奉行11」と連携し、給与明細の電子化を実現します

 

 

・月々の配布作業が0分に!

従業員の入退社時に給与奉行クラウド(給与奉行11)と奉行Edge給与明細電子化クラウドの連携設定を行うことで、給与処理をした結果が自動でアップロード・公開されるため、毎月の配布作業は不要です。

 

・選べる2つの配布方法

従業員の勤務場所や雇用形態に合わせて、従業員ごとにWeb照会、メール送信のいずれかの配布方法を選択できます。

 

・従業員への同意書のテンプレートをご用意

給与明細を電子化するには、あらかじめ従業員の方から承諾や同意を得る必要があります。OBCでは、「Web照会同意書」「メール送信同意書」のテンプレートをご用意しています。

 

・安心安全のセキュリティ

データの暗号化や、世界トップレベルのセキュリティを誇るマイクロソフト社の「Microsoft Azure」で管理・運用しています。また、財務報告に係る内部統制を対象とした「SOC1 Type2」報告書や、セキュリティに係る内部統制を対象とした国際認証「SOC2 Type2」報告書、情報セキュリティマネジメントの国際標準規格である「ISO27001」を取得しており、万全の情報管理体制が整っています。

 

 

 

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