小口現金管理をキャッシュレス決済へ！

2021.05.12

小口現金で経費精算を行う場合、細々とした作業が発生します。

金種表の作成や残高チェック、領収書の管理、仕訳入力など。また、小銭が不足しないよう金融機関に出向き両替することもあります。いずれも外せない作業ですが、従業員にとっても精算のために出社や残業と面倒な業務になっていませんか？

小口現金を廃止できれば、経理担当者の手間が減り、現金の盗難や紛失などリスクへの精神的負担も和らぎます。

そこで今回は、法人プリペイドカードでの経費精算「奉行Edgeキャッシュレスクラウド」をご紹介いたします。

「奉行Edge キャッシュレスクラウド」は、チャージ方式に対応した法人プリペイドカードとキャッシュレス決済の利用情報から、仕訳までを自動化できるアプリケーションです。世界中のMasterCard加盟店で利用できる法人プリペイドカード「Bizプリカ」を使用し、管理者がチャージした金額内で決済できる方法を採用しています。

※ 奉行Edge キャッシュレスクラウドは、勘定奉行クラウド・勘定奉行クラウド[個別原価管理編]・勘定奉行クラウド[建設業編]のいずれかのサービスと連携が必要です。

■Bizプリカとは

TOMOWEL Payment Service 株式会社が提供する「Bizプリカ」は、従来の法人カードやクレジットカードと異なり、専用口座を使用したチャージ方式で運用するキャッスレス決済の仕組みです。専用口座への振込で、同額の電子マネーが自動振替され、管理サイトからオンラインで、従業員が持つプリペイドカードへチャージします。与信や個人口座が不要となり、幅広い従業員が使用できることが特長です。

■メリット

・キャッシュレス決済で小口現金管理いらず

専用口座に一定額入金されていれば、管理画面で従業員カードへチャージできます。現金の引き出し・残高管理・金種表の作成など、面倒な小口現金管理の業務コストがなくなります。

・従業員の立替精算がなくなる

必要な金額をチャージ依頼機能で依頼できるので、従業員が仮払い申請をする必要はありません。チャージ額は即座にプリペイドカードへ反映され、立て替える必要もなくなります。

・利用明細から仕訳を自動化

キャッシュレス決済を行った利用明細をWEB上でいつでも確認できます。また、勘定奉行クラウドとの連携により、利用明細の情報から仕訳伝票が自動起票されるため、仕訳の手入力がなくなります。

・領収書の管理が不要に

従業員はスマホアプリから領収書の画像を提出します。領収書画像にタイムスタンプが自動付与され、スキャナ保存法に対応できるため、ペーパーレス化を実現できます。

（電子帳簿等保存法の改正により、令和4年1月1日からは紙の原本とスキャンした画像を突き合せることにより同一性を確認する「相互けん制」が不要となり、スキャナ保存要件に従い、領収書が保存されている場合は、定期検査をしなくても紙の領収書を廃棄できるようになります。）

・経費使い込みのリスクが少ない

クレジットカードではなく、プリペイドカード（利用する分をチャージする）なので、従業員による使い込みリスクはほぼありません。また、カード利用時には、管理部門に即時メール配信されます。カード紛失時には、管理サイトから即座に利用停止手続きが可能です。