年末調整業務のWeb化とは

2019.09.12

　年末調整とは、企業が従業員の給与から毎月天引きした所得税と、本来支払うべき所得税の金額を調整し、確定させる業務のことです。

毎年必ずやってくる年末調整業務ですが、取り扱う申告書も多く、人によって必要な書類が変わるために、複雑で時間のかかる業務になりがちです。年末が近づくと、うんざりする総務担当者の方も多いのではないでしょうか。

　今回は年末調整業務の業務時間を劇的に削減することができる「奉行Edge年末調整申告書クラウド」について紹介します。

・Web化による業務効率化

従来の紙を用いて年末調整業務を行う上で、比較的業務時間がかかってしまうのが、下記3つの業務です。

①申告書の印刷・配布・回収作業

②不備があった際の書類の差し戻し手続き

③給与システムへ入力、年末調整計算

「奉行Edge年末調整申告書クラウド」を利用することで、これらの業務時間を大幅に削減することが可能です。

以下「奉行Edge年末調整申告書クラウド」を利用することのメリットを紹介します。

① 申告書の印刷・配布・回収作業

　年末調整申告書の印刷・配布・回収作業が不要になります。紙の場合、印刷・封入・配布・回収などの準備に時間がかかります。

最新様式の申告書を入手して従業員の人数分だけ紙で印刷しなければならず、支店などの拠点がある場合には郵送する、配付・回収する代行者を立てるなどが必要になります。申告書が期限までに集まらないなどの悩みもあるでしょう。

　従業員からWebで提出を受けることができれば、申告用紙を印刷して仕分け・配付・回収する手間が省けます。もちろん、郵送などの必要もありません。従業員の提出状況もリアルタイムで把握できます。

② 提出された内容の確認、差し戻し作業の効率化

　提出された内容の確認、差し戻しの作業時間を削減できます。紙の申告書の扱いで次に大変なのが、「申告書の内容確認」です。

一人ひとりの記載内容を細かくチェックしていく手間も大変です。さらに金額の記入ミスや印鑑漏れなど間違いがあれば、本人へ差し戻し・再提出を依頼しなければなりません。また、控除証明書が遅れて確認作業ができない…などのケースも予想されます。

　Webで申告書が提出されれば、総務担当者はすぐに内容を確認することができるので、作業時間も大幅に削減できます。もし入力ミスが発覚しても、すぐに本人に対して修正依頼の通知が可能なので、電話連絡や説明を行う手間も省けます。控除証明書などの書類は、画像を添付することで原本の到着を待たずに照合することも可能です。

③ 給与システムへ入力、年末調整計算

　年末調整計算の業務時間を大幅削減できます。紙で申告書の提出を受けている場合、回収・内容確認後、申告書の内容を給与システムへ入力し、計算しなければなりません。給与や税額に関わってくるため、総務担当者には慎重なチェックが求められます。

　Webで申告書の提出を受けていれば、給与システムとのデータ連携が可能になるため、総務担当者の業務が軽減されます。

・おわりに

　年末調整をシステム化することにより、従業員側にも大きなメリットがあります。クラウドで利用できることにより、従業員は自宅等でPCやスマホから提出が可能となります。画面ガイドを参照しながら入力することができるためミスなく簡単に申告でき、再提出となる事態を未然に防ぎます。

　「奉行Edge年末調整申告書クラウド」は、クラウドサービスである為、自社でサーバーの準備や専用アプリケーションをインストールする必要がなく手軽に導入することができます。もちろん今年の年末調整から利用することも可能です。年末調整の負担軽減、効率化を目指して「年末調整のシステム化」をご検討されてはいかがでしょうか。デモのご希望や御見積など、お気軽にご相談ください。