前回のトピックでは、2024年4月から時間外労働の上限規制が適用される事業・業種について解説しました。

これらの事業・業界は深刻な人手不足や長時間労働が常態化し、法令適用が猶予されていましたが、法令順守に向けいよいよ動き出すことになります。

■適用が猶予されていた事業・業種

・自動車運転の業務

・建設事業

・医師

・鹿児島県および沖縄県における砂糖製造業

時間外労働の上限規制に対応できるようにするには、徹底した勤怠管理が欠かせません。

今回は、前述の事業・業種に発生しがちな労務面での課題について、勤怠管理システムを活用した対応について解説していきます。

⚠️課題1：日々の正確な労働時間と出退勤状況が把握できない。

建設業や運送業は現場仕事が多く、勤務場所も一定ではないため、多くの企業で日報や紙、タイムカード（出勤、退勤時刻のみ記載）による勤怠管理が行われています。このような勤怠管理方法では、打刻の記載漏れが発生しやすく、正確な労働管理を把握することができません。

💡対応：スマホ・タブレットからの打刻

現在主流のクラウド型勤怠管理システムの場合、従来のタイムレコーダ以外にもスマホやタブレットからWeb打刻が行えるようになっています。現場仕事の社員がスマホやタブレットから打刻を行うことで、いつでもどこでも出退勤が可能となります。また、クラウド型の勤怠管理システムはリアルタイムに打刻が反映されるため、管理者も社員の出退勤状況をリアルタイムに確認することが可能となります。

⚠️課題2：毎月の労働時間の集計に時間がかかり、長時間労働を把握できない。

日報や紙、タイムカードによる勤怠管理は、労働時間の確認や集計を手作業で行うため時間がかかり、さらにExcelに転記するケースでは転記ミスや集計ミスが起こる可能性があります。また、手作業やExcelで集計を行っている場合、月次締めを行わないと総労働時間集計が出来ないため、タイムリーに長時間労働を把握することができません。

💡対応：各種アラート通知

勤怠管理システムの場合、リアルタイムに打刻や時間集計が行われるため、社員本人や管理者がリアルタイムに出勤簿や集計表を参照して労働時間を把握することが出来ます。また、各種アラート機能を備えており、閾値を設けることで段階的に社員本人や管理者に長時間労働を警告するアラート通知を送ることが可能なシステムもあります。また、36協定で要求される時間外労働時間の年間累計時間、時間外労働時間の月45時間超えの回数、複数月の平均時間等も把握、アラート通知することが可能です。

⚠️課題3：休暇管理ができていない。

日報や紙、タイムカードによる勤怠管理は、休暇申請も紙による申請・承認が多い傾向にあります。また、別途Excelに転記して管理するケースが多く、転記ミスや集計ミスが起こる可能性があります。このように管理が煩雑になるため、半休や時間休の導入が困難という問題があります。

💡対応：各種休暇管理に対応

勤怠管理システムの多くは法定の休暇は事前に登録されており、さらに会社独自の特別休暇等にも対応可能となっています。有休休暇に関しても、半休や時間休を含め、休暇取得や残日数、付与・消滅管理まで全て自動で管理が可能です。また、ワークフローシステムを兼ね備えているケースが多く、各種勤怠申請をスマホやタブレットから申請・承認することが可能となっています。

■おわりに

上限適用の猶予が解除された業種・業界にとって、スムーズな勤怠管理は業務全体に関わってくる大きな問題です。ぜひこの機会に、自社に合った勤怠管理システムを検討・導入し、現状の課題を改善してみてはいかがでしょうか。また、アクタスグループでは社会保険労務士による就業規則の見直しなどの各種サービスをご提供しております。こちらも合わせてご検討ください。