導入事例：東京アセットソリューション様の経理業務

2024.05.07

　弊社のお客様である東京アセットソリューション様に、インタビューのご協力を頂きました。

経費精算システム・会計システム入替のリアルな声として、是非最後までお読みください。

■ご相談の背景

経費精算システムの導入をきっかけに会計システムのクラウド化を検討

　当社は2009年5月に創業。収益物件の再生や新築賃貸住宅の開発、賃貸管理受託などを手がけており、カンボジアやフィリピンでも事業を展開しています。

近年は所有物件や従業員数が順調に増加基調にあります。システム導入を決めた3年前からその傾向は始まっており、経理業務においては、物件管理に伴う入出金件数や経費精算業務が増加しはじめていました。こうした業務の増加に比例するように、業務に掛かる時間はやはり増えていっていました。特に経費精算業務は、従業員から紙で提出された申請内容の集約、確認、仕訳起票、精算と工程が多く、決算前の繁忙期には経費精算の数字を確定させるために1日近く時間を取られてしまっていたため、この状況を何とかしたいと思っていました。

　そこで、日々支援を受けているアクタスグループ税務担当の方に、「アクタスさんでは、社内の経費精算をどのように行っていますか?」と伺い、利用している経費精算システムを見せてもらいました。「やはり今はシステム化か」と実感し、そこから本格的に経費精算システム導入の決め手についてアクタスさんに相談することで、導入が具体化していきました。

■目指したゴール

経費精算のシステム化と一緒に会計システムの入れ替えまで行うことを視野に

　導入検討の中で、「クラウド会計システム」である勘定奉行クラウドなら、経費精算システムに集まった経費データをそのまま会計システムに仕訳として連携できることを知りました。3年前はまだまだクラウド会計システムは主流ではなく、「どんなことができるのか？」もあまり認識できていませんでした。しかし、経費精算のデータと銀行の入出金データが会計システムに自動で連携され、そのまま仕訳起票まで行ってくれるということを知り、とても画期的だと感じました。経費精算業務に加えて銀行の入出金が増加していたことや、それらの業務で発生する手作業を無くしたいと考えていたことも相まって、仕訳まで自動化できるのであれば検討する価値があると思い、経費精算のシステム化と一緒に会計システムの入れ替えまで行うことを視野に入れ始めました。

■導入の決め手

経費精算や入出金のデータにまつわる手作業と税理士との会計データのやり取りがなくなる

　やはり一番の決め手は、経費精算や銀行入出金の仕訳起票を大幅に効率化できることです。勘定奉行クラウドであれば、経費精算や銀行入出金のデータと自動連携でき、会計システムからそのデータをいつでも確認できるだけでなく、仕訳起票までをも自動で行える。経費の申請書類や通帳、インターネットバンキングなど色々な書類から数字を確認することがなくなり、起票のための手作業を大幅に減らせることがイメージできました。

　そして、もう一つの大きな決め手が、毎月発生する税理士との会計データのやり取りを無くせることです。当時、オンプレミスの会計システムを使用していたため、会計データはメールにバックアップデータを添付してやり取りしていました。さらには、そのデータに修正が必要な場合は、その都度メール往復とデータの復元を行い処理していました。また、アクタスさんと当社の間においてシステムのアップデートを行うタイミングに時差が発生することが多々あり、システムバージョンの違いが要因で、受け取った修正データをすぐに確認できず業務を進められないということもありました。こうしたデータ共有のための作業は、勘定奉行クラウドにするだけですべて無くすことができる。従来のオンプレミスとは異なり、リアルタイムですべてのデータを共有および修正することができ、メールのやりとりやシステムアップデートまでもが不要になります。これまで発生していた待ち時間や共有のための工数をなくせるため、業務時間を確実に削減できると感じました。

　また、これまで利用してきたオンプレミスの会計システムと操作性が変わらず、今まで通りに業務を行えることも重要なポイントでした。システム変更に伴って、仕訳起票の方法などの業務の仕方がガラリと変わってしまうのでは、かえって作業効率が落ちてしまうので困ります。勘定奉行はクラウドになってもオンプレミスと同様、振替伝票形式で仕訳起票が行えたり、Excel等にデータのアウトプットを簡単に行えたりと、経理担当者に寄り添った設計がなされているので安心して利用できると確信しました。

■導入効果

自動仕訳や税理士とのデータ共有により業務を効率化しより細かなお金の管理や業務体制の柔軟化を実現できた

　勘定奉行クラウドの導入から3年が経過した現在、経費精算や銀行入出金とのデータの連携による自動仕訳や、税理士とのリアルタイムなデータ共有により従来の手作業が無くなり、業務効率化を大きく実感しています。

　3年間を振り返ってみると、一番大きな効果を実感したのは決算期です。決算期は経理部門の繁忙期であるため、行うべき業務も多く、どうしても残業時間が増加してしまいます。しかし、勘定奉行クラウドの導入によって、書類等の情報確認から仕訳起票までの手作業を無くせたことで業務時間を2日近く短縮でき、決算期に発生していた残業を減らすことができました。税理士と会計データをリアルタイムに共有できるようになったことも、決算業務に掛かる時間を大幅に削減してくれました。

　決算期はいつも以上に税理士とのデータのやり取りが必要で、その度にメールでのやり取りや待ち時間が発生していました。勘定奉行クラウドであれば、お互いの修正した内容をすぐに確認できるため、業務を止めずに済むようになりました。現在は、こうして削減された時間を活用して立替金や前受金の計上や消し込みのチェックなどの従来取り組めなかった業務に着手できています。また、勘定奉行クラウドを日々利用する中で、業務を効率化できる便利機能を発見し、日々の業務に活用しています。

　私のお気に入りは、帳票で画面上の文字を検索できることと、欲しいデータを簡単にExcel出力できることです。画面上の文字検索では、仕訳帳などを画面に出力した際に、日付や仕入先で検索すると、該当箇所を黄色で示してくれます。見つけたい仕訳を直感的に探し出すことができるため助かっています。データのExcel出力は、各担当者からデータ提示を求められた時に活躍してくれています。例えば、物件ごとの貸付金や借入金のデータをExcelで出力したい際には、仕訳伝票の摘要に入力しているワードで仕訳データを絞り込み、そのままワンクリックで欲しいデータだけをExcel出力できます。必要なデータを必要なときにメールやExcelで担当者に素早く提供することができており、重宝しています。

　さらに、クラウド化は効率化だけでなく、アップデートの自動化や働き方の多様化も実現してくれました。率直に言って、手動でのオンプレミスのシステムアップデートは煩わしいものでした。当時は苦手意識を持ち、不安な気持ちと共にアップデートの対応をしていたのが懐かしいですし、現在アップデートを自動化できていることが手放しで嬉しいです。また、パソコンさえあればどこでも仕事ができるため、テレワークという働き方を選択できるようになりました。外部人材を採用し、助けが必要な箇所だけ一緒に経理業務を行うことも容易に可能なため、業務を進めるための選択肢を増やすことができました。現在では、業務委託の方とリアルタイムにデータを共有して業務を行っています。

■今後の展望

勘定奉行クラウドを使いこなして制度改正対応と業務効率化をさらに推進

　経理部門としては電帳法やインボイス制度への対応が急務となっています。これらの制度改正は従業員が関わってくるものだけに丁寧に進めていく必要があります。従業員への説明については「奉行まなぼーど」にわかりやすい説明資料があるのでそちらを参考に従業員に説明したいと考えています。すべて自前で説明資料を作るのは時間も手間もかかるので、こういった支援があるのはとても助かります。勘定奉行クラウドを導入してから3年が経過したものの、いまだに豊富な便利機能を十分に使いこなせているとは言えないと思います。変更箇所が色つきでわかる付箋機能や支払手数料を加味した入金仕訳の自動作成など、便利な機能が次々と実装されているので、業務に取り入れていき、効率化をさらに進めていきたいと考えています。