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クラウド労務管理を活用した労務関連手続の電子申請

人事の業務は多岐に渡り、中でも労務管理業務には、労働時間の管理、給与管理、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等の業務があります。このうち、労働時間の管理には勤怠管理システム、給与管理には給与計算システムが従来から広く普及しており、コロナ禍におけるリモートワークに対応する形で、各企業は積極的にオンプレミス型→クラウド型システムへの移行を進めています。

 

一方、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等の業務に関しては、かつてはシステム化が難しいと考えられていた領域で、これまでは従業員ごとに紙で作成して関係機関へ提出あるいは保管管理を必要としていました。近年はこの領域のシステム化が進み、手作業だったデータ作成や申請作業の相当の負荷軽減が見込まれるため、注目・導入を検討する企業が増えています。また、この領域は従業員とのやり取りが発生するため、利便性の高いクラウド型のシステムが主流となっています。

 

本記事では、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等における業務効率化を目的とするクラウド型労務管理システムについてご紹介します。

 

 

 

■対象業務

ベンダーごとに対応状況は異なりますが、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等に関し、代表的な業務は下記になります。

 

入社・退社手続き

社会保険、雇用保険の資格取得書類や扶養控除等申告書等の作成と関係機関への提出。社会保険、雇用保険の資格喪失の作成と関係機関への提出等。

 

 

従業員の異動手続き

扶養家族の追加や削除、住所変更等。

 

 

雇用契約書の作成・締結手続き

雇用契約書・労働条件通知書の電子化。電子データの送付と合意(電子署名)。

 

 

 

 

■導入メリット

 

①業務効率化、ペーパレス化

例えば、社会保険や雇用保険の資格取得関連書類において、紙で行う場合、対象の従業員に用紙を配布し、記入してもらい、それを回収し、更に記入漏れや誤りなどをチェックしたうえで関係機関の窓口まで持参する必要があります。一方、クラウド型労務管理システムの場合、インターネットに接続できる環境があれば、従業員はスマホやPCで入力から提出まで全て完了できるため、時間やコストを大幅に削減できます。また、労務管理担当者はシステム上で進捗状況を確認でき、間違いがあれば差戻できるため、記入ミスも減り、再チェックの手間もなくなります。加えて必要書類の保管もシステム上で行えるため、大量の書類ファイルを保管する必要がなくなります。

 

 

②電子申請による提出

関係機関への必要書類の提出を電子申請で行えるようになるため、書類の発送や直接持参などの手間が省け、時間の節約になります。また、提出書類にミスがあったとしても、システム上で修正・再申請すればよく、事情により緊急性のある書類を早期に提出しなければならない場合でも、電子申請を利用することで迅速に対応可能となります。

 

 

③他システムと連携

自社ですでに導入している給与計算システムや人事管理システムと同じベンダーのシステムを利用することで、データの自動連携が可能となります。また、別のベンダーであっても、API連携やCSV連携など、各種連携方法が用意されている場合が多いです。

 

 

 

 

■OBCの奉行Edge労務管理電子化クラウド

OBCから各種奉行Edgeシリーズがリリースされていますが、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等に関する領域として、「奉行Edge労務管理電子化クラウド」があります。総務人事奉行クラウドと合わせて導入することで、労務管理電子化クラウドで収集した社員データを自動連携させることが可能です。1人1人の社員データを入力する手間が省けるため、効率的な社員情報管理を実現します。

 

 

 

 

 

 

 

 

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