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請求書発送業務の効率化とペーパレス化

紙の請求書を送付する場合、印刷・仕分け・封入・封かん・送付の作業に多くの時間やコストを費やしてしまっている企業様も多いのではないでしょうか?

最近では、請求書を紙に印刷せずに電子化された請求書でやり取りをする企業が増えてきています。e-文書法、電子帳簿保存法の施行により、電子化での保存が認められた書類の中に請求書も含まれているため、要件を満たす場合は紙での保存ではなく、電子化して保存することができます。

本記事では、販売管理システム「商奉行クラウド」と連携し、請求書発送業務の効率化と完全ペーパレス化を実現できる「奉行Edge請求管理電子化クラウド」についてご紹介します。

 

 

■「奉行Edge請求管理電子化クラウド」とは

請求書をペーパレス化でき、印刷から封入・送付までのすべての作業をなくす充実の機能を備えています。

※ 奉行Edge 請求管理電子化クラウドは、「商奉行クラウドiSシステム」とのサービス連携が必要です。

 

特徴①:取引先用のオリジナル請求書フォーム対応で、指定用紙を含むあらゆる請求書電子化を実現

「商奉行クラウド」に搭載されているオリジナルフォーム機能により、多彩な請求書のフォーム設計と電子化を実現できます。あらかじめ用意されているフォームの編集や社印出力・任意の⽂字・線追加などが自由に行えるため、従来フォームや取引先指定レイアウトを変えずに、すべての請求書を電子化可能です。

 

 

特徴②:電子帳簿保存法の対応で、受領側に配慮したペーパレス化を実現

奉行Edge請求管理電子化クラウドは電子データでの請求書のやりとりを行い、検索機能の確保など一定の要件を満たしており、電子帳簿保存法(電子取引の取引情報保存)に対応しています。

受領側が受け取りやすくペーパレス化を実現しやすいように、請求書のPDFデータに自動でタイムスタンプを付与して、電子帳簿保存法に対応しています。発行側も、一度も紙に出力せずに電子データで送付する「電子取引」に該当するため、双方でペーパレス化を実現可能です。

 

 

特徴③:請求書・納品書の送付作業を完全自動化。指定日時に確実に配信

配信スケジュールを設定し、「商奉行クラウド」上で発行処理するだけで、指定の日時に請求書データが取引先にメールで自動送付されます。また、請求書・納品書データを再送する場合は、画面上から配信履歴を指定してワンクリックで送付が完了します。請求書・納品書発行や再送の作業時間と発送コストがなくなり、送付の期限や漏れに気を使う必要が一切ありません。

 

 

 

 

特徴④:万全のセキュリティ対策で、安心のテレワーク環境を提供

インターネット環境さえあれば、在宅やテレワーク環境で請求書発行の業務が行え、アフターコロナにおける多様な働き方に対応できます。また、大切な請求データを守るためのセキュリティ対策も万全です。マイクロソフト社のテクノロジーによってネイティブに開発・運用され、通信はすべて暗号化し安全保護されています。すべての企業において、世界レベルのセキュリティ環境で安心して新しい働き方を実現できます。

 

 

■最後に

上記のように請求書を電子化することで、「請求内容を請求書に転記し、印刷をして、押印し、挨拶状をつけ、三つ折りし、封入し、宛名を書き、切手を貼って、郵便局に持っていく」という一連の作業を効率化できます。経理担当の時間がこれらの作業に圧迫されると、コア業務以外の部分で人件費が発生するということになります。さらに、紙を買ってきたり、印刷をしたりといったコストもかさみ、郵送代もかかることになります。

こうしたコストを、請求管理電子化クラウドは大幅に削減してくれます。

また電子帳簿保存法にも対応していますので、発行側と受領側の双方でペーパレス化を実現可能です。

 

奉行Edge請求管理電子化クラウドをご利用頂くには販売管理システム「商奉行クラウド」が必要となりますので、併せてご検討ください。

ご興味のある方は是非、お気軽にお問合せ下さい。

 

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