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手間の掛かる労務管理業務を効率化する方法

働き方改革関連法の改正に伴い、従業員の労働環境の整備が進むと共に、バックオフィスにおいても生産性向上をより求められるようになりました。

その中でも「労務管理」業務の効率化が注目を集めています。

 

労務管理とは、「従業員が快適に働く環境づくり」全般を指す業務です。

会社によって業務内容が異なる場合もありますが、一般的には労働条件や労働環境に関わる幅広い業務を担うことになります。

・労働契約の管理

・入社・退社の手続き

・勤怠管理

・従業員の健康管理、ストレスチェック

・給与計算

・就業規則の作成

 

人材に対する価値観が変わりつつある今、従業員にとって働きやすい環境を整えることは重要なタスクとして位置づけされ、労務管理の重要性は高まる一方です。

しかし、その業務全てを帳票などの紙で作成・管理しようとすれば大変な労力を伴い、効率化からは遠ざかります。テレワークも普及した今、会社に出社せずとも業務できる環境が整っていれば、従業員の働き方にも幅が生まれます。

例えば、採用や内定者の管理業務をするには何が必要でしょうか。内定者からスマートフォン経由で情報収集し、そのデータを自動で連携できるシステムがあったなら、紙での書類送付は不要になります。そして、年金事務所やハローワーク、健康保険組合への電子申請をラクにできたなら……そうお考えの方も少なくないと思います。

 

しかし、まだまだ「IT」と聞くだけで苦手意識を持つ社員もいる世の中です。選んだシステムによっては、お金と時間を掛けてせっかく導入したのに、却って効率が悪くなってしまうなんてことも。

 

そうならないように、まずは下記のポイントを踏まえて、労務管理システムを導入するかどうかをご検討ください。

 

■Point!

労務管理担当者の作業状況を把握していますか?

 

労務管理業務について、現時点で課題はありますか?

 

課題について、社内で検討する時間はありますか?

 

まずは労務担当者のことをヒアリングしてみましょう。

一口に効率化といっても、その会社の特色や課題によって最適なシステムは千差万別です。課題があるのか、ないのか。従業員の状況や、どのくらい新システム導入に時間を掛けられるのかどうか、可能な限り調査してみましょう。

 

Pointを振り返ってみて、「課題がたくさんある」、「労務管理システムの必要性を感じる」、「労務管理システムが必要な気がするけれど、何がいいのか分からない」、ということが判明した方へ。

パワーアップした「労務管理電子化クラウド」をご案内いたします。

 

 

「労務管理電子化クラウド」は、社会保険申請以外のタスクをアシストし、産休・育休や高年齢雇用継続給付などの手続きにも対応しているため、企業に必要な労務管理業務をデジタル化できます。

業務シナリオによって手続きの流れや忘れがちなタスクが可視化され、業務に必要なすべての人事情報項目が予め用意されるため、デジタル化へのハードルは極めて低いシステムです。

また、総務人事奉行クラウドや給与奉行クラウドを既に導入している場合、シームレス連携により、蓄積された人事情報を活用して、あらゆる総務・人事・労務業務を定型化・デジタル化が可能となります。

クラウド労務管理を活用した労務関連手続の電子申請については、こちらもご参考ください。

 

今回は、2022年4月に機能拡張したその内容についてご紹介します。

 

1.お客様独自の社員情報変更申請書を作成する機能を追加!

これまでは「入社」「退職」など、予め設定されたシナリオに沿った情報しか収集できず、「休職中のメールアドレスを収集したい」「個人メールアドレスも収集したい」といった要望に対応できていませんでした。

しかし、今回の機能拡張により、既存の手続きでは収集できなかった社員情報の項目も収集できるようになりました。手続名や提出してもらう項目は、「自由」に設定でき、そして「従業員自身からも」申請できるようになります。

 

◆従業員自身で提出できる項目の一覧

 

 

2.入社手続で秘密保持誓約書などの配付・同意に対応

入社(退職)手続に必要な情報を提出してもらうタイミングで、秘密保持誓約書やその他の書類を配付し、従業員に署名および同意を求めることができるようになりました。もちろん、署名および同意を必要としない書類の配付も可能です。

 

 

 

3.申請画面のデザインを変更

従業員の申請画面のデザインを変更し、全体の進捗が分かりやすくなりました。

 

 

煩雑な業務や、時間の掛かる業務を奉行クラウドでラクに解決しませんか?

また、課題はあってもどうしたらいいのか解らないというお悩みもぜひお聞かせください。

奉行クラウドに限らず、奉行製品にご興味がございましたらご紹介ができますので、お問合せお待ちしております。

 

奉行Edge 労務管理電子化クラウド(単体)

年間利用料※:168,000円〜

月額500円/1名あたり

初期費用:0円

※ 従業員20名で労務担当者1名の場合。

従業員21名以上、労務担当者2名以上の価格はお問い合せください。

※ ご契約は年間契約となります。

https://www.obc.co.jp/bugyo-edge/labor

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