電子化、ペーパーレス化の実践ポイントを知る
経理業務の電子化とその活用による効果
電子帳簿保存法に定められた帳簿書類の保存方法の導入、特に電子取引に対する対応やスキャナ保存を導入することによる企業のメリットは次のようなものが考えられます。
- ペーパーレス化によるコスト削減効果
- 内部統制の強化
- ワークスタイル変革への対応
- 経理業務の改善
【電子帳簿保存法の活用例】
経理業務の電子化導入ステップとポイント
ここでは「電子取引」「スキャナ保存」の導入ステップについてご説明していきます。
まず「電子取引」い対応した業務フローを構築して、その後に「スキャナ保存」を導入することをお勧めします。
1）電子取引の導入ステップ
電子取引の導入ステップについてご説明していきます。
- 制度内容を確認する
- 現状の取引内容を整理する
- 電子データの保存方法を決定する
- 電子データの保存場所を決定する
- 業務フローを作成する
- 規程等を備え付ける
- 関係者に周知し、運用を開始する
- 証憑受領から承認、保管までのプロセスを検討する
- 制度内容を確認する
-
制度内容をおさらいして、導入に向けて最低限押さえておきたい3つのポイントを理解しましょう。
1）電子取引の対象となる取引、書類にはどんなものがあるか
2）電子取引の４つの保存措置にはどんなものがあるか
3）検索要件にはどんなものがあるか >
- 現状の取引内容を整理する
-
電子データの保存を進める前に、以下の2 点を確認し、自社に関連する取引の内容を整理しましょう。
1) どのような取引が存在しているか
2) 電子データとは別に紙の原本を受領している取引先がないか
- 電子データの保存方法を決定する
- 4つの保存措置について、それぞれの特徴を理解して自社に適した保存方法を決定しましょう。
| 措 置 | 特 徴 |
|---|---|
| (措置一) 発行側がタイムスタンプ付与 |
発行側はデータの信頼性を担保できるが、タイムスタンプ利用コスト が発生する |
| (措置二) 受取側がタイムスタンプ付与 |
受取側はデータの信頼性を担保できるが、タイムスタンプ利用コスト が発生する |
| (措置三) 訂正削除履歴が残るシステム利用 |
システム投資が発生する、取引相手にも同システムを利用してもらう 必要がある |
| (措置四) 事務処理規程による運用 |
システム投資は必須ではない、規程に基づく運用を行う必要がなる |
- 電子データの保存場所を決定する
- 電子データの保存について、システムを活用する際のメリットを押さえた上で、システムを利用しない場合の保存方法についても理解し、自社に合った方法を検討しましょう。
- 業務フローを作成する
- 実務上のポイントを理解し、自社における電子データの受領から保存までの一連の業務フローを整理しましょう。
- 規程等を備え付ける
-
制度要件を満たして保管するために、用意すべき２つの規程・書類を理解しましょう。
1）事務処理規程を作成する
事務処理規程を備え付けて運用する（措置四）の場合は、規程を作成・備付けを行います。
2）システムの書類を備え付ける
保存場所としてシステムを利用する場合は、システムや使用するパソコン等の操作説明書を備え付けておきます。
- 関係者に周知し運用を開始する
- 制度要件に沿った運用を進めるために、従業員・取引先に対してすべきことを理解しましょう。
- 証憑受領から承認、保管までのプロセスを検討する
- 従業員による証憑の受領から責任者の承認、経理担当の確認・保管等、一連の業務フローを円滑に回すためのポイントと方法を理解しましょう。
1. 電子請求書のフロー
2. 電子領収書のフロー
3. その他の電子取引のフロー
2）スキャナ保存制度の導入ステップ
スキャナ保存制度は、以下の手順に沿って検討を進めることで、効率よく導入することが可能です。
対象とする書類は段階的に増やしていくこともできますので、まずは対象とする書類を決定しましょう。
- 制度内容を確認する
- スキャナ保存制度の対象となる書類を決定する
- 書類のスキャン方法と仕訳の入力方法を決定する
- 業務フローを作成する
- 必要となるシステム機器の準備をする
- 規程等を備え付ける
- 関係者に周知し、運用を開始する
- 証憑受領から承認、保管までのプロセスを検討する
- 制度内容を確認する
-
制度内容をおさらいして、導入に向けて最低限押さえておきたい２つのポイントを理解しましょう。
1）スキャナ保存が可能な書類にはどんなものがあるか
2）保存要件にはどんなものがあるか
- スキャナ保存制度の対象となる書類を決定する
- 普段どんな書類を受け取っているかを確認し、スキャナ保存制度導入時の対象書類を決定しましょう。
- 書類のスキャン方法と仕訳の入力方法を決定する
-
書類のスキャンをいつ行うかについて検討しましょう。またスキャン文書と帳簿を効率的に紐づけるために、どのように仕訳を入力するかを検討しましょう。
1) スキャンをどの時点で誰が行うか
2) どのように仕訳を入力するか
- 業務フローを作成する
- 実務上のポイントを理解し、自社における証憑のスキャンから保存までの一連の業務フローを整理しましょう。
- 必要となるシステム機器の準備をする
- 保存要件を満たす機器やシステムのセットアップを行いましょう。
- 規程等を備え付ける
-
制度要件を満たして保存するために、用意すべき2つの規程・書類を理解しましょう。
1）スキャナによる電子化保存規程
2）国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類
- 関係者に周知し、運用を開始する
- 要件に沿った運用を進めるために、従業員に対してすべきことを理解しましょう。
- 証憑受領から承認、保管までのプロセスを検討する
- 従業員による証憑の受領から責任者の承認、経理担当の確認・保管等、一連の業務フローを円滑に回すためのポイントと方法を理解しましょう。
1. 請求書のフロー
2. 領収書のフロー
改正電子帳簿保存法のシステム活用
改正電子帳簿等保存法では、会計システムなどに訂正削除履歴を確保する機能や検索要件を満たすための検索機能、その他にもタイムスタンプを付与できる機能や税務調査時の質問検査権に対応するためのデータをダウンロードできる機能などを求めております。これらの機能を持ったシステムを導入することで企業の電子化、ペーパーレス化はより推進するでしょう。 導入するシステムについては、「勘定奉行クラウド」をお勧めしております。
勘定奉行クラウドによる改正電子帳簿保存法への対応
取引情報と証憑データのアップロード
証憑画像と取引情報を合わせて保管することができます。 これにより、様々な電子証憑を勘定奉行で保管することが可能になります。
【保存要件に対応】
PDFの請求書などをメールで受領した場合、適切な場所に、日付・金額・取引先情報とともに保管する必要があります。勘定奉行クラウドでは上記の要件に対応し、仕訳に添付しない、見積書等の保管にも対応しています。
証憑データ保管・リスト化
保管された電子証憑をリスト化し、日付、金額、支払先ですぐに検索できます。
【検索要件に対応】
勘定奉行クラウドでは、証憑の日付、金額、支払先情報を証憑データとセットで保管することができ、いつでも検索することが可能です。
電子帳簿等の保存
【訂正・削除履歴の確保に対応】
訂正又は削除があった場合は、それらの履歴が全て自動的に記録され、いつでも確認できます。
【検索要件に対応】
取引年月日、取引金額、取引先など、主要な記録項目やその範囲を検索の条件として設定できます。
電子取引を想定した業務フローへの対応を支援
奉行クラウドは、電子取引をデータのまま保管できるように、電子証憑の受領から支払業務のフローまで、電子取引を想定した業務フローへの対応を可能にするサービスをご用意しています。
拠点・従業員からの電子証憑収集への対応（証憑収集オプション）
電子請求書を活用した支払業務への対応（債務奉行クラウド）
AI-OCRによる入力業務の省力化（AI-OCRオプション）
本文章の内容を含む「2112改正電子帳簿保存法実務対策ガイドブック」を無料プレゼントいたします。
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