電子帳簿等保存制度の概要と保存要件について

電子帳簿等保存制度とは、「帳簿」（仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係の帳簿）と「書類」（契約書や請求書、領収書などの国税関係の書類）について、最初の記録段階から一貫して会計システム等を使用していること、また、紙での保存等に代えて、電磁的記録（データ等）のまま保存することができる要件を定めた制度です。 「帳簿」は、次の最低限の要件を満たす「その他の電子帳簿」と、電帳法改正前の保存要件を満たす信頼性の高い「優良な電子帳簿」に区分されます。

【電子帳簿等の保存要件概要】

※電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿関係書類】令和3 年7 月国税庁　問7 を参照して作成
*1「ダウンロードの求め」に応じる場合には、検索機能のうち、範囲を指定して条件を設定できる機能及び二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる機能は不要となる。
*2 優良帳簿の要件を全て満たしている場合には「ダウンロードの求めに応じること」の要件は不要となる。
*3 検索機能の確保に相当する要件を満たしている場合には「ダウンロードの求めに応じること」の要件は不要となる。

なお、作成するすべての帳簿について保存要件を満たして保存を行い、あらかじめ「軽減措置の特例の適用を受ける旨の届出」を提出した場合は「優良な電子帳簿」として、その帳簿保存の記録事項に関し修正申告等があった場合（仮装又は隠蔽を除く）は、過少申告加算税が５％軽減されます。

「その他の電子帳簿」の保存要件について

会計ソフト等を使用して、最低次の３つの要件を満たしている場合には、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことが認められます。要件を満たせない場合は、紙出力して保存等を行うことになります。

1. 電子計算機処理システムの概要書等の備付け

国税関係書類に係る記録事項の入力を、その作成又は受領後速やか（7 営業日以内）に行う

開発したプログラム以外の場合

・電子計算機処理システムの操作説明書
・電子計算機処理並びに国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類

開発したプログラムの場合（上記に加えて）

・電子計算機処理システムの概要を記載した書類
・電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類

2. 見読可能装置の備付け等

国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に、電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

3. 税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じること

国税に関する法律の規定による国税関係帳簿に係る電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしておくこと。

「優良な電子帳簿」の保存要件について

「優良な電子帳簿」の保存要件については、1「その他の電子帳簿」の１と２の要件に加え、次の要件を満たす必要があります。

1. 電磁的記録の訂正・削除・追加の事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムの使用

国税関係書類に係る記録事項の入力を、その作成又は受領後速やか（7 営業日以内）に行う

（ア）国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、
　　　これらの事実及び内容を確認することができること。
（イ）国税関係帳簿に係る記録事項の入力を、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、
　　　その事実を確認することができること。

2. 帳簿間での記録事項の相互関連性の確保

国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項と、関連国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと。

3. 検索機能の確保

(ア) 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定することができること
(イ) 日付や金額を範囲指定で検索できること
(ウ)（ア）の項目のうち、２つ以上の項目（任意選択可）を組み合わせて検索できること
なお、税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には３）（イ）（ウ）の要件は不要となります。

電子帳簿等保存制度の実務上のポイント

電子帳簿等保存制度の適用開始時期を考える

国税関係書類については、課税期間の中途からでも電磁的記録等による保存を行うことができます。また、国税関係帳簿については、課税期間の開始の日にそれが備え付けられ、順次それに取引内容が記録されていくものであることから、原則的には、課税期間の中途から電磁的記録等による保存をすることはできないとされています。よって、国税関係帳簿を電子帳簿で保存する場合には、課税期間開始の日から行っていく必要があります。

優良な電子帳簿の過少申告加算税の軽減措置の適用を考える

「優良な電子帳簿」の保存要件を満たして保存を行い、あらかじめ「軽減措置の特例の適用を受ける旨の届出」を提出した場合に、その優良な帳簿保存の記録事項に関し修正申告等があった場合（仮装又は隠蔽を除く）は、過少申告加算税が５％軽減されます。

税務調査においてダウンロードの求めに応じる方が有利！？

税務調査時に質問検査権に基づき、税務職員からダウンロードの求めがあった場合に、①そのダウンロードの求めに応じられる状態で電磁的記録の保存等を行い、かつ、②実際にそのダウンロードの求めがあった場合には、その求めに応じることをいいます。この求めに応じることにより、以下の要件が緩和されます。

「優良以外（その他）の電子帳簿」の保存要件

「優良な電子帳簿」「スキャナ保存制度」「電子取引のデータ保存制度」の検索機能の確保の要件緩和